Japla biedt aan zijn klanten oplossingen aan voor de productie van machineonderdelen. Deze oplossingen omvatten de verkoop van geavanceerde machines. De lokale afdelingen van Japla staan in de voor extra opties die kunnen worden toegevoegd en geleverd moeten worden door lokale externe leveranciers.
Voor de lokale afdelingen die de machines verkopen en de klant voorzien van de nodige opties, was een slim systeem van macro’s en Word- en Excel-documenten niet langer werkbaar. In hun proces zijn voorcalculaties, offertes, orderbevestigingen, bestellingen, leveranciersleveringen, verzendingen, enzovoort nodig. Japla heeft in de loop der jaren een eigen workflow gevormd die ze hebben kunnen behouden bij de overstap naar Orderflow. Het resultaat is een snel toegankelijk en uniform proces in een grafische workflow met transparante informatie voor het ganse team. Passende opties en machinetypes correct met elkaar in overeenstemming moeten ze niet langer zelf onthouden, maar werd gecapteerd in een gedeeld productengamma.
Japla is een internationaal bedrijf en heeft diverse software pakketten voor het beheren van de financiën en de productie van hun machines. De lokale afdelingen die de machines verkopen en de klant voorzien van de nodige opties werken in Word- en Excel-documenten. Door middel van macro's konden enkele aspecten van dit proces geautomatiseerd worden, waardoor het centrale overzicht altijd up-to-date bleef. Dit was een slim systeem, maar het had enkele belangrijke beperkingen die Japla wilde aanpakken.
Japla zocht een oplossing om de aankoop, verkoop en leveringing van de lokale afdelingen te verbeteren. In hun proces zijn voorcalculaties, offertes, orderbevestigingen, bestellingen, leveranciersleveringen, verzendingen, enzovoort nodig. Japla heeft in de loop der jaren een eigen workflow ontwikkeld die ze hebben kunnen behouden bij de overstap naar Orderflow. Bovendien hebben ze zelfs enkele verbeteringen aangebracht.
Het resultaat is een snel toegankelijk en uniform proces in een grafische workflow met transparante informatie voor het ganse team. Passende opties en machinetypes correct met elkaar in overeenstemming zijn moeten ze niet langer zelf onthouden, maar werd gecapteerd in een gedeeld productgamma.
Via individuele opleidingssessies hebben we stap voor stap hun workflow, producten en documenten vertaald naar een proces dat kan worden uitgevoerd in Orderflow. We hebben de verschillende werkwijzen in het team in kaart gebracht, zodat we ze op elkaar konden afstemmen.
Na ongeveer vier sessies en anderhalve maand later heeft Japla de volgende vijf doelstellingen bereikt in drie stappen.
Doelstelling 1: Een centraal dossier met een uniform, gestructureerd en gedeeld proces. Met behulp van de grafische workflow van Orderflow heeft Japla zijn eigen aangepaste gedeelde workflow ontwikkeld. Hierdoor werkt ieder teamlid op een uniforme manier met dezelfde workflow. Collega's kunnen elkaars taken gemakkelijker overnemen en elkaar sneller helpen.
Doelstelling 2: Kennis delen. Door gebruik te maken van de hiërarchische productgamma's met geneste bill of materials van Orderflow kan Japla snel en consistent verschillende zaken uitwerken, variërend van offertes tot bestellingen. Ze kunnen nu de kennis en ervaring met machines en bijbehorende opties netjes vastleggen en met elkaar delen.
Documenten zijn namelijk een handig instrument om het werkproces te toetsen. Ze maken alles zeer concreet en tastbaar. Deze stap vereiste enkele iteraties waarbij we ook het proces hebben aangepast:
Doelstelling 3: Uniforme documenten. Door gebruik te maken van de intelligente sjablonen van Orderflow produceert Japla uniforme documenten. Op basis van de ingevoerde informatie krijgen documenten een andere lay-out en inhoud. Variaties worden ook ondersteund door het expliciet toevoegen van extra afdruksjablonen.
Doelstelling 4: Rekenen met Excel. Door Excel te gebruiken met formules kunnen eigen berekeningen worden uitgevoerd met gegevens uit Orderflow. Op deze manier hebben we de berekeningen van de marges die zij al hadden uitgewerkt in Excel kunnen behouden.
Doelstelling 5: Toegankelijkheid. Het hele proces en alle informatie zijn voor iedereen in het team toegankelijk. We voorkomen bovendien dat gegevens verloren gaan, aangezien het niet mogelijk is om wijzigingen aan te brengen als iemand net daarvoor ook iets heeft gewijzigd. Ook collega's buiten het team, zoals de accountants, kregen toegang tot Orderflow. Ze kunnen nu zelfstandig informatie opvragen.
De oplevering van een machine met al zijn opties is een langlopend proces dat verloopt in verschillende stappen en fasen. Een goede opvolging met deadlines en taken is daarbij nodig. Samen met Japla gaan we de tools in Orderflow nog verder verbeteren.
* Japla is een pseudoniem
