Elk proces krijgt zijn eigen visuele workflow. De juiste personen slepen de documenten van tegel naar tegel en achterliggend gebeurt alles automagisch. Volg op wanneer nodig en koppel de juiste handelingen aan de juiste acties.
Een proces tekenen we uit op een canvas van 12 tegels. Creëer diverse canvassen voor je aankoopprocessen, verkoopsprocessen, verbruiksprocessen, webshopbestellingen, werkprocessen, externe opdrachten, productieprocessen, etc.
In processen hoef je niet steeds alle tegels te gebruiken en hoef je niet steeds te starten bij dezelfde tegel. Voor de aankoop van wat papier kan je gewoon een bestelling maken en hoef je dus niet per see een materiaalaanvraag of een offerte te maken.
Bijvoorbeeld: In de animatie illustreren we een eenvoudig aankoopproces. Deze bestaat uit een materiaalaanvraag, twee offerte aanvragen, een bestelling, een levering en een inkomende factuur.
Een proces tekenen we uit op een canvas van 12 tegels. Elke tegel stelt een document voor en processen voer je uit aan de hand van die tegels.
Documenten kan je verslepen naar een andere tegel om een nieuw document te maken. Stapels verschijnen wanneer er meerdere documenten op een tegel staan. Je kan documenten samenvoegen, splitsen (per leverancier, per deelstukken), vermenigvuldigen, dupliceren en gebruiken om restanten te berekenen.
Bijvoorbeeld: In de animatie verslepen we de materiaalaanvraag naar de offerte tegel. Daardoor krijgen we een offerte die een kopie is van de aanvraag. De offerte kunnen we vervolgens bewerken. Een tweede offerte bekomen we door de eerste offerte te kopiëren en die te versturen naar de leverancier.
Aan elk document kan je een status toekennen.
Die helpt jou en je collega's om documenten op te volgen zodat je weet welke stappen er genomen en taken er uitgevoerd moeten worden.
Bijvoorbeeld: In de animatie zullen we bij de offerte aanvraag moeten bijhouden of die (1) in aanmaak is, (2) reeds werd uitgestuurd of (3) wacht op een reactie van de leverancier. Met een eenvoudige klik kunnen we dan ook oplijsten welke offertes nog verstuurd of geëvalueerd moeten worden.
Via statussen en automatische acties kan je het proces automatiseren. Zo kan een volgende stap in het proces gezet worden door een nieuw document te creëren bij het verslepen naar een andere tegel of kunnen automatisch acties uitgevoerd worden, zoals stock verhogen, collega's verwittigen en beschikbare budgetten aanpassen.
Bijvoorbeeld: In de animatie zal de levering aangemaakt worden zodra de bestelling bevestigd wordt en zal de levering de stock bijwerken.
