Een studie van het Planbureau toonde in 2020 al aan dat de administratieve overlast voor ondernemingen de laatste jaren fenomenaal is toegenomen. En daar wil Inceptive met haar innovatieve tool ‘Orderflow’ verandering in brengen. De snelle setup en de visuele eenvoud van de toepassing blijken de administratieve overlast in 80 basis- en secundaire scholen nu al grondig terug te dringen en het bedrijf zet nu ook de stap naar kmo’s. “De wereld wordt steeds complexer en personeel schaarser. Onze missie is dat scholen en kmo’s met de essentie kunnen bezig zijn in plaats van er een papierwinkel bij te moeten nemen.”
De Hoge Raad voor de Zelfstandigen en de KMO riep de regering De Croo deze regeerperiode al meermaals op dringend werk te maken van de beloofde administratieve vereenvoudiging. In het regeerakkoord van meer dan een jaar geleden is afgesproken om de administratieve lasten met 30% te doen dalen. Dat zou het ondernemersschap stimuleren. “Onze tool ligt helemaal in lijn met de uitdaging waar onze regering en de Europese commissie op willen inzetten”, vertelt Thomas Cleenewerck, CEO van Inceptive, het bedrijf dat de tool ontwikkelde. “De kleinere spelers voelen dat het eerst en het meest omdat ze het vaak met verouderde IT-systemen, een kleine administratieve équipe en een beperkt budget moeten rondkrijgen. Voor hen zochten en vonden wij een oplossing. We zijn blij dat die nu al in 80 scholen geïmplementeerd is. Voor 13 van hen was het begin deze maand trouwens ook een eerste schooldag met onze tool. Met meer dan 3500 openstaande vacatures aan het begin van het schooljaar, zowel voor leerkrachten als administratieve functies, kunnen we trots zijn dat we voor veel scholen hun processen reeds overzichtelijker en efficiënter hebben gemaakt.”
Orderflow is een tool die alle werkprocessen in 1 unieke visuele workflow samenbrengt en bovendien in 10 minuten up and running is, volledig aangepast is aan de processen in de school of de kmo en zeer betaalbaar is. “Aanvankelijk was ik wat sceptisch. Het klonk bijna te mooi om waar te zijn”, vertelt directeur Bart Van Cauter van Campus Ledebaan, dé school voor voeding & zorg, uit Aalst. “De administratieve noden in onze school waren zo hoog dat we toch instapten. Vandaag sparen wij iedere week uren tijd uit dankzij deze tool én bovendien gebeuren er een pak minder fouten en hebben we veel meer overzicht over het hele administratieve gebeuren in onze school. Vroeger besteedden we veel tijd om verschillende documenten samen te brengen, op te zoeken en te kopiëren, nu zien we alles in 1 oogopslag op het scherm.” Directeur Tom Francken van Don Bosco Hoboken kon dan weer heel wat personeel uitsparen door de tool. “Een centraal magazijn met magazijnier en een centrale aankoper doen nu samen het werk dat hiervoor door tien personen gedaan werd. Het is voor iedereen gemakkelijk om aan de slag te gaan met de tool. Door alles op één centrale plaats op te slaan en gedeelde gebruikers te hebben, is er geen overbodige administratie.”
De start-up legt zo de traditionele manier van werken het vuur aan de schenen en en is in een razend tempo aan het groeien. Het geheim? “We werken met enkele simpele principes. De tool zit zo in elkaar dat je er intuïtief direct je weg in vindt. Het is een blokkendoos waarbij je zelf beslist welke blokken je wel of niet gebruikt zodat je enkel knoppen en informatie te zien krijgt die voor jouw taak relevant zijn. We vermijden daarnaast ook bottlenecks in het proces door input en output op het juiste moment in de flow bij de juiste mensen te brengen. Gedaan dus met het invullen en doorgeven van bonnen en lijstjes. Tot slot is er geen langdurig implementatietraject, maar is alles in minder dan 10 minuten up-and-running. Een bedrijf of school die ons morgen een go geeft, werkt diezelfde dag nog met de tool” besluit hij. Voornamelijk kmo’s uit de maakindustrie en installatie- en voedingsbedrijven (cateraars, horeca en producenten) starten op met Orderflow om hun bedrijfsprocessen sneller uit te voeren, op te volgen en te plannen.
Inceptive is een bedrijf dat zich specialiseert in het maken van bedrijfstoepassingen voor nichemarkten. Zo ontwikkelen ze schaalbare software die mee evolueert met de wereld en de behoeften van de klant. Naast Orderflow werkt Inceptive ook aan Yesplan, Corporify en Pathology in Motion. Inceptive is gevestigd in Liedekerke, Leuven en Brussel.
Contactpersoon: Thomas Cleenewerck - thomas@orderflow.be
Dit artikel verscheen in Made in Vlaams-Brabant.
